Программное обеспечение системы учета рабочего времени и посещаемости SMART Timing Work

Программное обеспечение системы учета рабочего времени и посещаемости SMART Timing Work позволяет сохранить точное время прихода/ухода сотрудников, просчитать отработанное время, опоздания, ранние уходы, переработки согласно назначенных графиков и смен. Для фиксации времени прихода/ухода сотрудник должен обладать некоторым идентификатором. Это может быть бесконтактная карта, отпечаток пальца, геометрия ладони, радужная оболочка глаза и др. Поэтому вначале необходимо определиться, по какому идентификатору будет фиксироваться факт прихода/ухода сотрудника. Далее необходимо подобрать аппаратную реализацию системы учета рабочего времени.

Порядок работы с программным обеспечением:
1. Загрузите в базу данных номера карт доступа или отпечатки пальцев сотрудников, которые были зарегистрированы в терминале ('Связь Машина' – 'Загрузка данных с Машины'). Изначально каждый сотрудник регистрируется в системе по личному ID-номеру.
2. Выгрузите имена сотрудников и другую информацию, которые были изменены в Терминале ('Связь Машина' – 'Выгрузка данных в Машину'). Теперь при верификации на экране терминала будет отображаться имя сотрудника.
3. Сгруппируйте сотрудников по отделам ('Управление - Отдел').
4. Установите расписание работ ('Управление - Расписание').
5. Установите смены работ ('Управление - Смена').
6. Назначьте сотрудникам график работы ('Управление - График').
7. Загрузите записи посещаемости в программное обеспечение ('Связь Машина' – 'Загрузка записей времени').
8. Формируйте отчеты посещаемости, исследуйте логи посещаемости ('Отчеты, Логи').


Программное обеспечение системы учета рабочего времени и посещаемости SMART Timing Work автоматически обрабатывает записи посещаемости сотрудников, загруженные с терминалов. Причем для корректного учета необходимо, чтобы записи прихода и ухода сотрудников чередовались (т.е. сотрудник перед верификацией по отпечатку пальца нажимал соответствующую клавишу посещаемости 'Приход - Уход'). При загруженных записях с одинаковыми статусами (к примеру 'Приход') программное обеспечение автоматически назначит последнюю запись как уход, а промежуточные записи обозначит как недействительные.


Существует возможность ручного добавления записей посещаемости сотрудников, что может быть полезно в случае, если сотрудник забыл оставить отметку времени. В случае коллективного ухода/прихода, администратор может добавить записи посещаемости сразу определенному штату сотрудников, к примеру, целому отделу. В случае отсутствия сотрудника на рабочем месте в связи с болезнью, командировкой и т.д. (список можно определить под конкретное предприятие) администратор также может занести эту запись в базу данных программного обеспечения. Также возможно интегрировать программное обеспечение системы с веб-версией системы поиска сотрудников, что позволит с интерфейса системы правильно организовать поиск нужного сотрудника.


Учет рабочего времени сотрудников производится на основе графика работы, который состоит из расписания и смен работы.

Расписание
Определяет начало и конец рабочего дня (к примеру, 8:30-17:30), диапазон разрешенного времени для записей 'Приход - Уход' (к примеру, если расписание обозначено 6:00-12:00, то отметка времени прихода 12:15, 5:55 будет считаться недействительной), время в минутах после начала/до конца рабочего дня для определения опозданий/ранних уходов (к примеру 11 мин, приход в 8:12 будет считаться опозданием, а уход в 17:16 - ранним уходом) .

Смена
Смена определяет рабочие дни недели. По умолчанию, после создания расписания, создается 5-ти дневный рабочий день (понедельник - пятница). Обычно рабочие дни циклически повторяются, поэтому для смены возможно задать числовое значение цикла повторения для дня, недели, месяца.

График
Для правильного подсчета рабочего времени и формирования отчетов, внимательно определите график работы для каждого сотрудника. После этого программное обеспечение системы будет создавать различные отчеты согласно расписаний и смен работы, а также правил посещаемости. Таким образом автоматическое и ручное формирование базы данных записей посещаемости сотрудников позволяет гибко производить подсчет рабочего времени для всего штата сотрудников. Сформированные отчеты посещаемости можно легко импортировать в распространенные системы: Парус, 1С Бухгалтерия 8, Галактика и другие.


Правила посещаемости
Установите с какого дня начинается неделя, и с какого числа начинается месяц. Некоторые компании подсчитывают посещаемость, начиная с воскресения, у некоторых компаний новый месяц начинается с 26 числа. Если смена пересекает время 0:00, определите какому рабочему дню будет принадлежать эта смена. Определите максимальное и минимальное время для расписания.
Определите количество минут повторной верификации. После прохождения первой верификации, вторая верификация пользователя может быть произведена после истечении этого времени, иначе система запишет эту запись как недействительную. К примеру, интервал 5 минут, первая запись произведена в 8:10, так между 8:10 и 8:15 записи будут не действительными, оставлять записи Вы можете только после 8:15.

Установите продолжительность рабочего дня в минутах. Эта величина должна вычисляться с помощью значений clock 'Вход/Выход'.
Установите количество минут, по истечении которых после начала рабочего дня будет считаться опоздание сотруднику, а также количество минут перед окончанием рабочего дня, когда сотруднику будет считаться ранний уход. Эти значения должны быть такими же, как и в настройке расписания, иначе результаты подсчетов будут неправильными.
Для записи clock 'Вход', определите при каком опоздании не засчитывать этот рабочий день.
Для записи clock 'Выход' определите, при каком количестве минут раннего ухода не засчитывать этот рабочий день.
Если записи 'Поздно' и 'Ранний уход' будут больше установленных значений, пользователю запишется запись отсутствовал.
Также установите после какого количества минут после окончания рабочего дня, засчитывать сверхурочное время.
Установите единицы отображения рабочего времени, правила округления этих единиц, символы для разных записей посещаемости, отображаемые в отчетах.


Автоназначение расписания
Если назначенные смены, графики работы сотрудников очень часто меняются, и не подпадают под правила, Вы можете применить функцию автоназначения расписания. Эта функция применима для сотрудников, которые не имеют фиксированного графика за определенное время, но имеют записи посещаемости. Система может автоматически решить, к какому расписанию будут принадлежать эти записи.

Праздничные дни
В праздничные дни сотрудники не имеют посещаемости. В этом случае программное обеспечение системы зафиксирует запись 'Отсутствовал без уважительных причин'. Для того, чтобы в этот день сотруднику не была присвоена такая запись, установите список праздников. При выходе сотрудников на работу в это время, будет засчитано сверхурочное время.

Записи уходов
Система предусматривает записи ухода сотрудников с работы во время рабочих часов по различным причинам, запись об уходе автоматически будет отображаться в отчетах. По умолчанию, система имеет 3 причины ухода: 'Больной', 'Отпуск', 'Другие', которые Вы можете удалить, и назначить новые.